فرآیند مدیریت پروژه یا PM چیست؟

تا به حال شده که پروژه‌ای بگیرید اما در مدیریت آن مشکل داشته باشید؟ مدیریت پروژه همان چیزی است که این مشکل را برطرف می‌کند. خیلی از کسب و کارها با پروژه‌های خود کسب درآمد می‌کنند و برای این کار باید برنامه پویایی در جهت فرآیند مدیریت پروژه داشته باشند تا به اهداف رسیده و بتوانند تعهدات خود را پاس کنند. ما در این مطلب نکاتی درباره همین موضوع خواهیم گفت و در نهایت انواع مدیریت پروژه را نیز برای شما شرح خواهیم داد.

چه فرقی بین مدیریت پروژه با مدیریت است؟

“پروژه‌ها” وظایفی هستند که می‌توانند بخشی از زندگی روزمره ما یا هر تجارتی باشند. پروژه می‌تواند هر چیزی باشد، از تهیه یک وعده غذایی در خانه یا سازماندهی یک تور تعطیلات و اگر به تجارت یا کار مرتبط باشد، توسعه یک وب سایت یا نرم افزار، محصول یا ابزار، ساخت ساختمان و غیره.

علاوه بر این، پروژه یک تلاش است که برای بدست آوردن چیزی، با مجموعه‌ای از وظایف موقتی که برای دستیابی به اهداف مورد نظر در زمان، محدوده، منابع و هزینه تعریف شده اجرا می‌شود.

عامل تمایز بین “مدیریت پروژه” و “مدیریت” این است که دومی یک فرآیند مداوم است در حالی که اولی یک بازه زمانی مشخص و قابل تحویل دارد. به عبارت ساده‌تر، «مدیریت پروژه فرآیندی است که نیازمند بکارگیری دانش، مهارت، تخصص، ابزارها و تکنیک‌ها و همچنین موارد قابل تحویل برای موفقیت پروژه به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر است.»

پروژه چیست؟

پروژه دنباله ای از وظایف است که برای دستیابی به هدفی خاص در مدت زمانی مشخص صورت می گیرد. در نهایت زمانی که پروژه به اتمام می رسد محصولی شکل گرفته است.

مدیریت پروژه (PM) چیست؟

مدیریت پروژه عبارت است از مدیریت کردن پروژه در یک جدول زمانی مشخص برای رسیدن به هدف مورد نظر؛ از نظر آماری فقط 2.5 درصد از شرکت‌ها 100% پروژه‌های خود را تکمیل می‌کنند و دلیل آن این است که آن‌ها مدیریت پروژه مناسبی برای انجام موفقیت آمیز این پروژه‌ها ندارند.

فرآیند مدیریت پروژه چگونه است؟

در ابتدایی‌ترین شکل، فرآیند مدیریت پروژه از چرخه پروژه پشتیبانی می‌کند و بسته به نیازهای پروژه می‌تواند متفاوت باشد و معمولاً به چند دسته تقسیم می‌شود که عبارتند از:

5 مرحله در مدیریت پروژه؛ از آغاز تا پایان

فرآیند مدیریت پروژه از پنج مرحله زیر تشکیل شده است:

1. آغاز
2. برنامه ریزی
3. اجرا
4. نظارت و کنترل
5. پایان

مرحله آغاز پروژه؛ مرحله‌ای حساس برای ادامه مسیر

هر پروژه‌ای آغازی دارد، جایی که یک پروژه به عنوان یک ایده مفهومی آغاز می‌شود. در این مرحله نگارش یک پروپوزال در سطح بالا کمک می‌کند که ایده پروژه، نحوه عملکرد آن و چگونگی برآورده کردن نیازهای کسب و کار را مشخص شود. سپس تصمیم گیرندگان کلیدی تعیین خواهند کرد که آیا پروژه امکان پذیر است و آیا ارزش انجام دادن آن وجود دارد یا خیر؟

مرحله برنامه ریزی و نقش مهم آن در مدیریت پروژه

در این مرحله از فرآیند مدیریت پروژه شما تصمیم گرفته‌اید که این پروژه دارای مزایایی است که قابل پیگیری است و می‌دانید که می‌توانید آن را با منابعی که در اختیار دارید تکمیل کنید.

مرحله برنامه ریزی پروژه نیاز به دقت کامل دارد زیرا نقشه راه پروژه را مشخص می‌کند. فاز دوم مدیریت پروژه نقش مهمی در فرآیند ادامه مسیر دارد و بر ایجاد نقشه‌ی راه تأکید دارد، یعنی نقشه‌ای که باید تا پایان مسیر انجام پروژه دنبال شود. این مرحله به طور معمول با تعیین اهداف آغاز می‌شود.

مرحله راه اندازی یا اجرای پروژه

مرحله اجرای پروژه جایی است که تیم شما کار واقعی را انجام می‌دهد. به عنوان یک مدیر پروژه، وظیفه شما ایجاد گردش کار کارآمد و نظارت دقیق بر پیشرفت تیم‌تان است.

مرحله کنترل پروژه

مرحله نظارت یا کنترل پروژه به طور همزمان با اجرای پروژه انجام می‌شود و در نتیجه، اطمینان حاصل می‌شود که اهداف و تحویل پروژه‌ها برآورده می‌شوند.

در طول مرحله نظارت بر مدیریت پروژه، مدیر همچنین مسئول پیگیری تلاش و هزینه در طول فرآیند است. این ردیابی نه تنها تضمین می‌کند که پروژه در بودجه باقی می‌ماند، بلکه برای پروژه‌های آینده نیز مهم است.

پایان پروژه و مدیریت آن

آخرین مرحله یک پروژه که در آن کالاهای تحویلی به مشتریان تحویل داده می‌شود، ارسال اسناد به کسب و کار، آزادسازی منابع و اعلام تعطیلی پروژه به ذی‌نفعان انجام می‌شود.
در این مرحله است که برای همه مقاصد، پروژه تکمیل شده و نتیجه آن تایید شده است. اگر همه چیز به یک استاندارد رضایت بخش تکمیل شود، کسب و کار می‌تواند یا به حالت عادی بازگردد یا به پروژه بعدی برود.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

 راه اندازی یک کسب و کار و مدیریت کردن کارها و برنامه های کاری نیازمند به نرم افزار مدیریت پروژه است. نرم افزار‌های بسیاری برای مدیریت پروژه تولید شده‌اند. برنامه های مدیریت پروژه و کنترل پروژه به بهبود عملکرد تیم و مدیریت تمام امور کاری کمک می‌کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه (Project management software) نرم افزاری مدیریتی است که به مدیران پروژه کمک می کند تا به بهترین حالت ممکن بتوانند کارهای مدیریتی پروژه از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن را انجام بدهند. لذا آشنایی با نرم افزارهای مدیریت پروژه لازم است.

با چه نرم افزاری اقدام به مدیریت پروژه کنیم؟

نرم افزارهای ایرانی و خارجی مختلفی وجود دارد، برخی از آن‌ها عمومی است که در هر پروژه‌ای قابل استفاده است اما برخی تخصصی است که نیاز به نرم‌افزارهای تخصصی دارد.
از جمله سایت‌های مدیریت پروژه خارجی و عمومی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

اما نرم افزارهای داخلی و تخصصی هم برای این کار وجود دارد که مهم‌ترین آن‌ها نرم افزار کنترل جریان نقدینگی نورا است که شما با استفاده از شاخص‌های جریان نقدینگی می‌توانید پروژه خود را مدیریت کنید.

انواع مدیریت پروژه که باید بشناسید

پس از بررسی مقدمه گسترده مدیریت پروژه و پنج عنصر، ما قصد داریم انواع مدیریت پروژه را، بررسی کنیم:

• مدیریت پروژه آبشاری
• مدیریت پروژه به روش چابک
• مدیریت پروژه به روش lean

مدیریت پروژه به روش آبشاری یا waterfall

روش آبشار روشی ساده برای برنامه‌ریزی پروژه است، در این روش تیم، یک کار یا مرحله را تکمیل می‌کند و سپس مرحله بعدی را انجام می‌دهد؛ همه نیازها و ترتیب فعالیت در ابتدا تعریف می‌شوند، سپس همه کارها به صورت آبشاری از آغاز تا پایان پروژه انجام می‌شود. در این نوع مدیریت پروژه، با اتمام کارهای کوچکتر و شروع کارهای بزرگتر، اندازه تیم افزایش می‌یابد.

روش چابک یا agile در فرآیند مدیریت پروژه

بخش IT پیشگامانی بودند که از این نوع مدیریت پروژه استفاده کردند. در روش چابک روند مداوم را از طریق نظارت، پیگیری مستمر و تعامل با اعضای تیم، مطابق با شرایط تجاری دنبال می‌کنید. بنابراین، به شناسایی و تصحیح خطاها بدون نیاز به از سرگیری مجدد کل فرآیند کمک می‌شود که مزیتی چشم گیر است.

مدیریت پروژه به روش lean

مدیریت پروژه به روش lean بر اصل اجتناب از هدر رفت زمان و منابع استوار است. این روش ایجاد ارزش از بیشتر به کمتر را اعمال می‌کند، که اساساً بر اساس شیوه عملکرد ژاپنی است. بنابراین، روش lean مدیریت پروژه بر ارزش افزوده با حذف هر چیز دیگری که نمی‌تواند ارزش افزوده ایجاد کند، تمرکز می‌کند!

خلاصه‌ای از آنچه در مطلب مدیریت پروژه گفتیم

به کارگیری روش‌های مدیریت پروژه مزایایی دارد که تنها به چند مورد از آن اشاره می‌کنیم:

• مدیریت پروژه چارچوبی را برای برنامه ریزی پروژه های در مقیاس بزرگ فراهم می کند.
• ابزارها به سازماندهی، برنامه‌ریزی و تجسم کار مورد نیاز کمک می‌کنند.
• احتمال دارد در آینده شغلی خود با مدیریت پروژه روبرو شوید.

اگر کارهای پروژه‌ای دارید باید به مدیریت پروژه اهمیت دهید، بدون اینکار تقریبا پروژه شما راهی جز مسیر شکست یا عدم موفقیت را طی نخواهد کرد، اگر ندانید چگونه برای پروژه خود برنامه مالی داشته باشید، اگر ندانید چه افراد، بخش‌ها، معاونت‌ها یا قسمت‌هایی چه کارهایی باید انجام دهند باز هم متوجه نخواهید شد چه وظایفی محول شده و آیا این وظایف به درستی انجام شده است یا خیر؟ بنابراین شناخت فرآیند مدیریت پروژه برای یک مدیر پروژه از اهمیت بسزایی برخورددار است. شاید قبل از اینکه پروژه‌ای را استارت بزنید، باید با روش‌های آن آشنا شده و انواع مدیریت پروژه را بشناسید، اینگونه از سردرگمی نیز در خواهید آمد.