امروزه به دلیل تحولات ایجاد شده در امر فروش، بسیاری از مشاغل با یکدیگر ادغام شده‌اند. تخصصی شدن فروش و افزایش رقابت میان شرکت‌ها و کمپانیها، سبب پیدایش مشاغل جدیدی شده است. از سوی دیگر برای پذیرش در این کمپانیها، رقابت بیشتری ایجاد شده و فرد به میزان بالاتری از دانش و مهارت نیاز پیدا کرده است. یکی از این حوزه‌های شغلی، حسابداری فروش بوده که به چندین مهارت مختلف نیازمند است.
این مطلب کاربردی یک راهنمای جامع برای آن دسته از افراد تنظیم شده است که می‌خواهند با حسابداری فروش (Sales Accounting) آشنا شده و درک صحیحی از وظایف و مسئولیت‌های یک حسابدار فروش کسب کنند. در طول این مقاله با مواردی مانند ضرورت حسابداری فروش، مهارت‌های لازم و الزامات این شغل مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی آشنا خواهید شد.
منظور از حسابداری فروش چیست؟
حسابداری فروش و فروشگاهی ازجمله زیرشاخه‌های حسابداری بهشمار می‌آیند. این حوزه شغلی در شرکت‌هایی که فروش کالا و خدمات دارند، نقش بسیار مؤثری را ایفا می‌سازد. متصدی این شغل مسئولیت مدیریت امورات مرتبط با فروش را بر عهده دارد. به عبارت دیگر، آن قسمت از حسابداری که با عملیات فروش در ارتباط است، حسابداری فروش نامیده می‌شود. دسته‌بندی و ثبت اسناد فروش و برگشت از آن ، تجزیه و تحلیل داده‌ها و تبدیل آنها به سند حسابداری ، ازجمله وظایف واحد حسابداری فروش محسوب می‌شوند.
در برخی از شرکت‌های بزرگ، متصدیان حسابداری فروش مسئولیت ایجاد پتانسیل بازار از طریق پیش‌بینی، توصیه محصولات و خدمات جدید و ایجاد قراردادهای فروش تازه را بر عهده دارند. این متصدیان می‌بایست با مفاهیم بازاریابی آشنا بوده و بتوانند طبق نیازهای مشتریان به پرزنت و معرفی اولیه محصولات بپردازند. در ادامه با یک مثال، حسابداری فروش را در این شرکت‌ها مورد بررسی قرار می‌دهیم:
فرض کنید در یک کمپانی تولید تلفن همراه حسابدار فروش هستید. اکنون متوجه شده‌اید که رقبای شرکت به ارائه تلفن همراههای لمسی پرداخته و اکنون مشتری‌ها به آنها نیاز دارند. در این حالت، شما می‌بایست محصول جدید شرکت خود را طوری معرفی کنید که نیازهای این مشتریان را مرتفع سازد. به عبارت کلی، لازم است که شما نیازهای مشتریان را درک کرده و محصولات موجود شرکت خود را طوری معرفی کنید که پاسخگوی درخواست آنها باشد.
چرا حسابداری فروش مهم است؟
فرآیند حسابداری فروشگاهی می‌تواند به شرکت‌ها و مراکزی که فروش بالایی دارند، کمک بسزایی کند. بسیار مهم است که در این مراکز واحدی به نام حسابداری فروش مستقر شود؛ چرا که وجود این واحد می‌تواند ضامن ارائه گزارش‌های سود و زیان دقیق باشد. همچنین بسیاری از داده‌های حسابداری فروش در گزارش سال مالی و نفع و ضرر شرکت‌ها کاربرد دارند.
از آنجایی که حسابداری فروش نقش مهمی را در شرکت‌هایی با میزان درآمد بالا ایفا میکند، باید از مهارت‌ها و دانش لازم برای این شغل اطلاع دقیقی کسب کرد. در ادامه با مهارت‌ها و دانش لازم برای موفقیت در این حوزه شغلی آشنا خواهید شد:
- آشنایی با مبانی مدیریت و بازاریابی
- آشنایی با امور حسابداری و نرم افزار فروشگاهی
- بهره‌مندی از دانش فروش تاکتیکی و مهارت عالی در این زمنیه
- مهارت تحلیل بازار و داده‌ها
- بهره‌مندی از تجربه و سابقه کاری
- توانایی و قابلیت کار تیمی
- قابلیت پذیرش امور محوله
- وقت شناسی و توجه به جزئیات
- برخورداری از مهارت‌های ارتباط کلامی و شفاهی
حسابدار فروش چه وظایفی دارد؟
همانطور که ملاحظه کردید، حسابداری فروش می‌تواند بر اساس نوع شرکت، شامل مهارت‌ها و فعالیت‌های متعددی باشد. برای موفقیت در این شغل بهتر است فارغالتحصیل از رشته‌های حسابداری، حسابرسی و مدیریت باشید و درک درستی از امور بازاریابی هم داشته باشید.
سابقه کاری در حوزه فروش و شرکت در دوره‌های آن می‌تواند تسلط تئوری و عملی شما را در این شاخه افزایش دهد. به طور کلی، حسابدار فروش وظایف مختلفی را بر عهده دارد که برخی از آنها به شرح زیر هستند:
- بهروز رسانی محصولات و قیمت‌ها
- مدیریت و بررسی فاکتورها و اسناد فروش
- ثبت و درج قیمت محصولات و خدمات جدید در نرمافزار حسابداری فروشگاهی
- وارد کردن داده‌های مربوط به فروش
- بهروز رسانی و پیگیری فاکتورهای فروش
- مدیریت و بررسی فاکتورهای تخفیف
- ایجاد هماهنگی با بخش انبارداری
- بررسی موجودی کالاها و میزان فروش با کمک حسابدار انبار
- مدیریت و ارزیابی موجودی و بدهی
- تهیه لیست فروش ماهانه شرکت
- تهیه فاکتورهای مالی یک و سه ماهه و سالانه
- ثبت و تنظیم اطلاعات مشتریان و بهروز رسانی آنها
ویژگی‌های یک حسابدار فروش موفق
حسابدار فروش می‌بایست آمادگی پذیرش مسئولیت‌های مختلفی را داشته باشد. این وظایف و مسئولیت‌ها می‌تواند ارتباط مستقیمی با نوع شرکت، وسعت و میزان فروش آن داشته باشد. به‌عنوان یک حسابدار فروش موفق، لازم است دوره‌هایی را در زمینه بازاریابی و فروش دیده و با نحوه صحیح پرزنت کردن کالاها و خدمات آشنا باشید. بهعبارت دیگر، هرچه میزان مهارت و تجربه شما در زمینه‌های حسابرسی و بازاریابی بیشتر باشد، شانس موفقیت و پذیرش در شرکت‌های بزرگ‌تری را خواهید داشت.
یک حسابدار فروش می‌بایست از روحیه همکاری تیمی و قابلیت تعامل با سایر واحدها برخوردار باشد؛ زیرا از شما انتظار می‌رود که با واحدهای مربوطه در ارتباط بوده و بدون اتلاف وقت اقدامات لازمه را پیگیری کنید. یک حسابدار فروش در شرکت‌های بزرگ با واحدهای مختلفی در ارتباط است که در ادامه به معرفی آنها خواهیم پرداخت:
- مدیر فروش و بازاریابی
- مدیر مالی و کارمند فروش
- متصدی بازاریابی و فروش خارجی
- متصدی کنترل انبار
اسناد فروش رایج در حسابداری فروش
در شرکت‌ها و کمپانی‌های بزرگ، تمامی اطلاعات مربوط به فروش توسط حسابدار فروش به اسناد مرتبط با آن تبدیل شده و ثبت می‌شود. این اوراق و اسناد اطلاعات مهمی را در رابطه با سود، زیان و موجودی شرکت در دوره‌های زمانی مختلف ارائه می‌دهند. مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند بر اساس این اطلاعات در جهت سود بیشتر و پیشرفت سازمان گام بردارند. در ادامه با مهم‌ترین و رایج‌ترین اسناد حسابداری آشنا خواهید شد:
- اسناد درخواست فروش
- اسناد قرارداد فروش
- اسناد پیش‌فاکتور فروش
- اسناد فاکتور فروش
- اسناد برگشت از فروش
شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ محصولات و خدمات را به 4 شکل ثبت میکنند که در ادامه به آن اشاره خواهیم داشت.
- فروش نقدی: که خریدار به محض دریافت کردن کالا، هزینه آن را به‌صورت نقدی پرداخت میکند.
- فروش امانی: که هزینه‌ها در لحظه دریافت نمی‌شود. معمولا در این روش فروش، واسطه‌ها اقدام به فروش کالا کرده و در قبال فروش کارمزدی را دریافت میکنند.
- فروش اقساطی: در این روش قسمتی از کل هزینه به‌صورت نقدی دریافت شده و مابقی در تاریخ‌های معین پرداخته می‌شود.
- فروش نسیه: در این روش، در لحظه فروش مبلغی دریافت نمی‌شود. در این هنگام خریدار متعهد می‌شود که در تاریخ‌های معین نسبت به پرداخت اقدام کند.
ابزاری که می‌تواند به حسابدار فروش کمک کند
همانطور که در طول مطلب خواندید، وظایف یک حسابدار فروش می‌توانند متعدد باشند. از سوی دیگر، این فرد می‌بایست بسیار وقت شناس بوده و برای تمامی امورات روز خود برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشد. به همین دلیل، بسیاری از متصدیان این شغل برای انجام کارهایشان از ابزارهای این حوزه مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی استفاده میکنند.
نمونه های خارجی نرم افزار فروشگاهی مانند Freshbook می‌توانند به برنامه‌ریزی‌های حسابداران کمک کرده و تا حد زیادی در زمان آنها صرفه‌جویی ایجاد کنند. با این حال، بر اساس نوع شغل می‌بایست یک نرم افزار مناسب را شناسایی کرده و نحوه کار با آن را فراگیری کرد.
نقش نرم افزار فروشگاهی در حسابداری فروش چیست؟
امروزه انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری در دسترس قرار گرفته‌اند. برخی از نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی به کاربر کمک میکنند که با سرعت بیشتری عملیات موردنظر خود را انجام دهد. در ادامه با برخی از کاربردهای نرم افزارهای حسابداری فروش آشنا خواهید شد:
- دریافت و تایید سفارش مشتریان
- تحویل و ثبت کالا
- کنترل و مدیریت پیش‌فاکتور و فاکتورها
- کنترل موجودی کالا و ارائه اطلاعات انبار
- ایجاد حساب برای مشتریان
- اطلاع رسانی خودکار به مشتریان
- یکپارچه سازی اطلاعات با سایر نرم افزارهای حسابداری
همچنین این نرمافزارها می‌توانند اسناد حسابداری مختلف مانند حساب‌های نقد و بانک، درآمد پس از فروش، مالیات بر ارزش افزوده، برگشت از فروش، تخفیفات و حساب‌های بدهکار و بستانکار را ثبت و مدیریت کنند.
برای آشنایی بیشتر با کاربردها و نکات مهم در خرید نرم افزار فروشگاهی ، روی لینک مربوطه کلیک کنید.
یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
نرم افزار حسابداری می‌بایست تمامی نیازهای یک حسابدار فروش را پاسخگو باشد. این نرم افزار می‌بایست از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:
سیستم حسابداری فروش و صدور فاکتور و صورتحساب
این قابلیت می‌تواند تا حد زیادی از شمار خطاهای انسانی بکاهد. یک سیستم حسابداری فروش می‌تواند در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی ایجاد کند. همچنین یک نرم افزار حسابداری کاربردی می‌بایست از امکان ارائه فاکتور بهره‌مند بوده و کارهای مربوط به حساب و امورمالی را به‌درستی انجام دهد.
تهیه بودجه و پیش‌بینی نتایج
این قابلیت می‌تواند عملکرد مالی سال جاری را محاسبه و تفسیر کرده و بودجه موردنیاز برای سال آینده را هم پیش‌بینی کند. این امر درنهایت هدف‌گذاری را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها تسهیل میکند.
امکان مدیریت دارایی
این قابلیت می‌تواند به مدیریت دقیق داده‌های مالی کمک شایانی کند. مدیریت آن شامل مواردی مانند ثبت هزینه‌ها، توزیع منابع، محاسبه استهلاک و برخی موارد دیگر می‌شود.
امکان مدیریت زنجیره تأمین
یک نرم افزار حسابداری باید موجبات مدیریت سفارش‌ها، انبار، برگشتی‌ها، اجرا و سایر امورات حسابرسی را فراهم آورد. چنانچه بتوانید تمامی عملیات ذکرشده را در یک نرم افزار انجام دهید، تا حد زیادی در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کرده و راندمان کاری خود را ارتقا خواهید داد.
امکان مدیریت موجودی‌ها
یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی می‌بایست از قابلیت مدیریت موجودی برای یکپارچه سازی آنها بهره‌مند باشد. چنانچه بخواهید سود را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهید، می‌بایست نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند موجودی‌ها را بررسی، ثبت و پیگیری کند.
گزارش دهی
در سیستم‌های مالی، گزارشدهی می‌بایست در سطوح مختلفی ارائه شود. این ابزار به مجموعه کمک میکنند تا عوامل مؤثر بر سودآوری را شناسایی و تحلیل کنند. به همین دلیل لازم است نرم افزاری را شناسایی کنید که امکان گزارشدهی و تحلیل فروش را ارائه سازد تا در ادامه بتوانید تصمیمات درستی بگیرید.
حسابداری فروش، امری مهم و اجتناب ناپذیر
در طول این مطلب کاربردی با موضوع حسابداری فروش آشنا شده و با وظایف این حوزه شغلی آشنا شدید. این جایگاه در دسته مشاغل پردرآمد قرار داشته و متصدیان آن دوره‌ها و آموزش‌های مفیدی را تجربه میکنند. چنانچه یک حسابدار فروش از روحیه پویا برخوردار باشد، هرساله مهارت‌های جدیدی را کسب کرده و ارتقاء شغلی را تجربه میکند.
حسابداران فروش می‌توانند با استفاده از ابزارهایی مانند نرم افزار حسابداری فروش و فروشگاهی در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند. با کمک این ابزار می‌توان اطلاعات دقیق و جامعی را بررسی و ثبت کرد. این نرم افزارها امکان همکاری با سایر واحداها را فراهم آورده و به طراحی و تنظیم استراتژی‌های آتی شرکت‌ها کمک شایانی میکنند.
آنچه در این صفحه می‌خوانید:
- https://nuracashflow ir/duties-sales-accountant/
- شرح وظایف حسابدار خرید و فروش
