کدینگ در حسابداری؛ روشی برای دسته بندی اطلاعات و داده‌ها

کدینگ حسابداری چیست؟

کدگذاری در حسابداری فرآیند اختصاص اعداد یا حروف به داده‌ها، مقادیر و مفاهیم به منظور ایجاد یک پایگاه داده جستجوی سریع است. در حقیقت کدینگ حسابداری راهی برای دسته‌بندی اطلاعات مالی و سنجش سطح فعالیت‌ها و کارکردهای مالی به کمک اعداد و ارقام می‌باشد.

این روش نه تنها راهی برای تفکیک، روشن سازی و یکپارچه کردن اطلاعات مربوط به حساب ها، سود و زیان، خرید و فروش و سایر فعالیت‌های مالی است، بلکه به دلیل نظم و دقت بالایی که دارد، خطاهای انسانی را نیز به حداقل‌ می‌رساند.

در نظر داشته باشید که کد‌های حسابداری جهانی نیستند، زیرا هر حسابدار، شرکت حسابداری، موسسه یا نهاد لازم است متناسب با نیازهای سازمانی خود سیستم کدگذاری ویژه ای ایجاد کند. به همین دلیل کاربرد برخی از انواع کدگذاری‌ها ساده هستند، در حالی که برخی دیگر برای تفسیر به یک کتابچه راهنما نیاز دارند.

مقاله مرتبط: چرا باید بدانیم که حسابداری چیست و چه انواعی دارد؟

چگونگی تعیین کدینگ در حسابداری (انواع کدینگ)

کدینگ در حسابداری با توجه به نوع فعالیت مجموعه، حجم معاملات و به طور کلی نیاز‌های آن کسب و کار طراحی خواهد شد. این کدگذاری‌ها به صورت 4 لایه کد، حساب‌های عادی، حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی سازمان‌ها و شرکت ها، در نظر گرفته‌ می‌شوند.

تعیین کدینگ حسابداری (انواع کدینگ در حسابداری) در قالب 5 روش اصلی انجام‌ می‌گیرد که عبارتند از:

1. کدینگ حفظی (Mnemonic Coding)
2. کدینگ متوالی (serial coding)
3. کدگذاری سلسله مراتبی (Hierarchical Coding)
4. کدگذاری توده ای (Block Coding)
5. کدگذاری وجهی (Faceted Coding)

در ادامه به توضیح هر یک از این 5 روش خواهیم پرداخت.

کدینگ حفظی (Mnemonic Coding)

کدینگ حفظی در واقع مخفف نویسی کلمات و اسم‌ها از طریق کنارهم قرار دادن حروف اول آن‌ها، برای تلفظ و کاربرد آسان‌تر است. این روش ساده‌ترین نوع کدگذاری بوده و به راحتی به خاطر سپرده می‌شود.

کدینگ متوالی (serial coding)

کدگذاری با توالی یا دنباله‌ای از اعداد پی در پی، تحت عنوان کدینگ متوالی یا سریالی شناخته‌ می‌شود. در این روش اعداد مجزایی به هر سطح از محاسبات اختصاص داده می‌شود.

کدگذاری سلسله مراتبی (Hierarchical Coding)

کدینگ حسابداری منظم و دارای ترتیبی که به راحتی قابل بسط و گسترش تا بی نهایت هستند، با استفاده از روش سلسله مراتبی کدگذاری شده اند.
این روش پیچیده، ترکیب روش‌های کدینگ حفظی و سریالی است، و طبق آن هر محصول یا حساب کلی یک کد، و زیر مجموعه این محصول یا حساب نیز کد معین دیگری دریافت خواهد کرد.

کدگذاری توده ای (Block Coding)

اختصاص عدد به یک حساب، محصول یا فعالیت خاص، برای یک دوره زمانی معین، روش توده‌ای در کدگزاری حسابداری است. به عبارت بهتر، در این روش اعداد به عنوان تعریفی برای اصطلاحات عمومی حسابداری، به کار گرفته‌ می‌شوند.

کدگذاری وجهی (Faceted Coding)

کدینگ وجهی در حسابداری مجموعه ای از اعداد گروه بندی شده است که عناوین مختلفی را که یک حسابدار ممکن است استفاده کند نشان‌ می‌دهند. به عبارت دیگر، سیستم‌های قراردادی کدگذاری داده‌ها در فعالیت‌هایی با مدارک حسابداری زیاد.

در این روش که مجموعه‌ای از روش‌های ذکر شده در بالا را شامل می‌شود، برای نظم بخشیدن به هر سطح و حساب‌های زیر مجموعه آن از یکی از روش‌های کدگذاری استفاده می‌گردد.

ویژگی‌های یک سیستم کارآمد کدینگ در حسابداری

از آنجا که کدها اجزای سازنده یک سیستم حسابداری بهینه و منظم هستند، بی‌شک پیاده سازی کدینگ حسابداری مناسب، نقش به‌سزایی در برطرف کردن نیازهای حسابداری یک کسب و کار موفق دارد. بنابراین باید اول به سوال اساسی زیر پاسخ دهیم:

ملزومات طراحی صحیح کدینگ حسابداری چیست؟

برای طراحی اصولی یک کدینگ حسابداری ملزوماتی نیاز است که عبارتند از:

1. با در نظر گرفتن نیاز‌های ویژه هر کسب و کار، نیاز‌های گزارش‌گیری مدیران مجموعه و نرم افزار حسابداری مورد استفاده طراحی شود.
2. پیچیده و گیج کننده نباشد و استفاده از حساب‌ها را برای کلیه افراد مجموعه، از جمله کارمندان مبتدی امکانپذیر کند.
3. جامع، یکپارچه و در برگیرنده تمام نیازها و فعالیت‌های مجموعه مورد نظر باشد.
4. در عین منحصر بودن برای هر مجموعه، در تمام بخش‌های آن مجموعه، یکسان و واحد باشد.
5. با نرم افزار حسابداری مورد استفاده سازمان، سازگار بوده و از اصول حسابداری مصوب سازمان حسابرسی پیروی کند.

با در نظر گرفتن موارد ذکر شده، و بهره گیری از مشاوره و راهنمایی متخصصان کدینگ حسابداری مانند شرکت‌های حسابرسی، طراحان نرم افزارهای حسابداری، مدیران مالی، مراکز خدمات مالی و حسابداران یا حسابرسان خبره، می‌توانید یک کدینگ حسابداری متناسب و کاربردی طراحی نموده و نیازهای مجموعه خود را با بیشترین دقت برآورده کنید.

نتیجه گیری و جمع بندی

کدینگ در حسابداری برای اهدافی مانند ردیابی اطلاعات مالی، گزارش جزئیات هزینه‌ها، ارزیابی میزان فروش، سود و مانند آن استفاده می‌شود.

در حقیقت سیستم کدگذاری برای ذخیره، شرح و بررسی اطلاعات مالی بسیار اهمیت دارد و بنابراین طراحی و پیاده سازی یک سیستم صحیح کدینگ، از اقدامات اساسی یک کسب و کار به حساب‌ می‌آید.

به خاطر داشته باشید که یک سیستم کدینگ نامناسب، مدام نیاز به اعمال تغییرات پایه دارد، در حالی که کدگذاری بهینه می‌تواند حداقل 10 سال مورد استفاده واحد مالی مجموعه‌ها قرار گیرد.

بنابراین برای موفقیت کسب و کارتان، لازم است که در انتخاب متخصصین طراحی کدینگ و صرف زمان و دقت کافی در این زمینه، فروگذار نکنید. امیدواریم این مطلب که در پی پاسخ به سوال کدینگ حسابداری چیست بود، برای شما مفید بوده باشد، در صورتی که سوالات دیگری در همین زمینه داشتید می‌توانید آنرا در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.