بررسی چیستی حسابداری آنلاین و اهمیت بهره‌گیری از آن

حسابداری آنلاین چیست و از آن چه می‌دانید؟

همین که اسم آنلاین بر روی این نوع از حسابداری گذاشته شده است، معلوم است که پای اینترنت در میان خواهد بود. در حسابداری آنلاین، محاسبات با استفاده از فناوری‌های اینترنتی انجام می‌شود. نرم افزارهای حسابداری آفلاین یا حسابداری سنتی که در آن از قلم و کاغذ استفاده‌ می‌شده است، دیگر این روزها جای خود را به حسابداری انلاین داده‌اند.

می‌توان گفت یکی از مهم‌ترین خصوصیات مربوط به حسابداری آنلاین این است که دیگر در آن لازم نیست مانند گذشته، مدارک مهم حسابداری دست به دست شوند و همه چیز در قالب نرم افزارهای اینترنتی، قابل جا به جایی ‌‌است.

حسابداری آنلاین چه مزایایی دارد؟

در مطلبی که تحت عنوان چیستی انواع حسابداری به آن پرداختیم به حسابداری آنلاین به عنوان یک زیر شاخه اشاره شده بود. در واقع انجام عملیات حسابداری از راه دور یا به بیانی دیگر همان حسابداری انلاین، مزایای فراوانی را برای افراد به دنبال داشته است. تا آن جا که خیلی از شرکت‌ها حتی تصمیم بر این دارند که بعد از دوران همه گیری کرونا نیز بر همین منوال از نرم افزارها و برنامه‌های حسابداری آنلاین استفاده کنند. در زیر به چند نمونه از مهم‌ترین فوایدی که این نوع از حسابداری برای استفاده کنندگان به ارمغان آورده است، اشاره کرده و بعد به تفصیل به توضیح آن‌ها می‌پردازیم:

• قابلیت دسترسی همیشه و همه جا به حسابداری آنلاین
• آپدیت لحظه به لحظه
• مدیریت آسان‌تر دسترسی دیگر کاربران
• صرفه جویی در زمان
• اعمال تغییرات به صورت اتومات

یک- قابلیت دسترسی همیشه و همه جا به حسابداری آنلاین

از طریق حسابداری انلاین، شما می‌توانید در هر لحظه به حساب‌های خود از جمله، بدهی‌ها، طلب و دیگر حساب و کتاب‌های مالی رسیدگی کنید. عدم محدودیت زمان و مکان برای بررسی حساب‌ها از طریق نرم افزارهای حسابداری آنلاین، یکی از مهم‌ترین فواید آن ‌‌است.

دو- آپدیت لحظه به لحظه

وقنی قرار باشد از طریق اینترنت و آنلاین، برنامه‌های مربوط به بخش حسابداری خود را بررسی کنید، این امر باعث می‌شود در هر ثانیه، نرم افزار را آپدیت کرده و اطلاعاتی کاملاً به‌روز داشته باشید. این چیزی است که شاید در انواع آفلاین اصلاً میسر نباشد.

سه- مدیریت آسان‌تر دسترسی دیگر کاربران

از دیگر مزایای حسابداری انلاین، توانایی شما در مدیریت دسترسی دیگر کاربران حسابدار در بخش نرم افزار ‌‌است. اطلاعات محرمانه را خیلی راحت می‌توانید کاملاً پنهان نگه داشته و دیگر نگران این که کسی به آن‌ها دست پیدا کند، نباشید.

چهار- صرفه جویی در زمان

یکی از بهترین کاربردهایی که حسابداری آنلاین دارد این است که شما در لحظه و به صورت آنی می‌توانید فاکتور صادر کنید و برای این کار هیچ نیازی به قلم و کاغذ نیست. این خود به معنای صرفه جویی در زمان ‌‌است. یادتان باشد که در دنیایی که امروز تکنولوژی با سرعتی فراوان در حال پیشرفت است، شما نباید حتی کسری از ثانیه را در مسیر پیشرفت از دست بدهید.

پنج- اعمال تغییرات به صورت اتومات

در حسابداری انلاین، شما می‌توانید حساب‌های بانکی شرکت و یا کسب و کار خود را به نرم افزار حسابداری متصل کنید. در این صورت هر گونه واریز و یا برداشت از حساب‌ها به صورت اتومات در برنامه‌های حسابداری شما تأثیرات خود را خواهد گذاشت. این دقیقاً به این معنا ‌‌است که برخی از عملیات که قبلاً باید توسط شما یا دیگر کاربران انجام‌ می‌شده است، عملاً حذف‌ می‌شوند و این خود گونه‌ای دیگر از صرفه جویی در زمان ‌‌است.

معایب حسابداری انلاین چیست؟

البته بعد از اشاره کردن به مزایای بی شماری که حسابداری آنلاین دارد، شاید لازم باشد که بدانید می‌توان معایبی هر چند کوچک و کم را نیز برای آن در نظر گرفت. برای مثال بالا بودن هزینه‌های مربوط به خرید پیکیج‌های حسابداری انلاین، یکی از این موارد ‌‌است. البته شاید بتوان به دشوارتر بودن کاربری این گونه از نرم افزارها نیز به عنوان یک عیب نگاه کرد. اما در هر صورت می‌توان با قاطعیت گفت که آن قدر مزایا و فواید این نرم افزارها زیاد است که معایب کوچکی که دارند شاید کم اهمیت جلوه کند.

بنابراین به صورت عمده دو عیب کلی این نوع حسابداری عبارت است از:

1. هزینه بیشتر نرم افزارهای حسابداری
2. پیچیدگی استفاده از این نرم افزارها

البته نرم افزارهای داشبورد مدیریتی مبتنی بر اصول حسابداری نیز وجود دارد که این پیچیدگی‌ها را ندارد، به عنوان مثال نرم افزاری مثل داشبورد مدیریتی نورا که بر پایه جریان نقدینگی است، چنان ساده و کاربردی است که هر کسی می‌تواند به راحتی از آن استفاده کند.

موفقیت در حسابداری آنلاین چیست و گونه به دست‌ می‌آید؟

موفقیت در هر کاری به معنای درست و صحیح انجام دادن آن کار و دریافت نتیجه مطلوب و قابل قبول است. موفقیت در کار با نرم افزارهای حسابداری آنلاین نیز از این تعریف خارج نیست. اگر به دنبال دریافت بهترین نتیجه ممکن از حسابداری انلاین هستید، یادتان باشد که باید در این زمینه اول از همه آموزش ببینید. کارکردن با نرم افزارهای انلاین، قوانین و به اصطلاح ریزه کاری‌های مر بوط به خود را دارد که بهتر است اول از همه‌ی آن‌ها مطلع بوده و بعد دست به کار شوید.

در استفاده از نرم افزارهای آنلاین، محتاطانه عمل کنید. دسترسی کاربران مختلف را با توجه به مسئولیتی که دارند، کاملاً صحیح مدیریت کرده و از حسابرسی‌های پنهان کسب و کار خود با احتیاط نگهداری کنید.

نکته‌ی خیلی مهم دیگری که حتماً باید در نظر داشته باشید این است که حسابداری آنلاین نظم کاری شما را به‌هم نزد.

همانطور که پیش‌تر هم ذکر کردیم، آنلاین بودن به معنای عدم محدودیت مکان و زمان ‌‌است. اما شما باید زمان خاصی را برای بررسی حساب‌های خود در نظر بگیرد تا نظم و ترتیب را در فعالیت‌های خود رعایت کرده باشید.

مروری دوباره بر آنچه درباره حسابداری آنلاین گفتیم

آن چه در این جا بدان پرداختیم، پاسخ به این سوال که حسابداری آنلاین چیست بوده و به مزایا و معایب آن نیز پرداختیم. امید است که اطلاعات لازم در این زمینه را در اختیار شما گذاشته باشیم. در نهایت می‌توان گفت فعالیت‌های آنلاین و راه دور نباید در روابط شما با دیگر کاربران و دیگر همکارانتان تأثیرگذار باشد.

شاید بد نباشد که هر چند وقت یک بار و به خصوص در دوران کرونا با رعایت تمامی پروتکل‌ها، جلساتی حضوری برای به اشتراک گذاری مطالب، برقرار کنید. جلسات آنلاین و میتینگ‌های نرم افزاری نیز از دیگر اقداماتی است که شما می‌توانید در راستای حفظ کیفیت روابط خود با همکارنتان، انجام دهید.
اگر سوالی درباره حسابداری آنلاین دارید می‌توانید از طریق نظرات سوالات خود را مطرح کرده و پاسخ آن را همانجا دریافت کنید.